Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?
Toute entreprise a l’obligation de tenir une facturation à jour peu importe la nature de l’activité qui répond à des règles de formes strictes.
De ce fait, la législation impose des mentions obligatoires à faire apparaître sur les factures.
Découvrez sur Gestav les mentions obligatoires sur une facture à respecter et quelles sont les sanctions en cas de non-respect de la loi.
- Mentions obligatoires sur une facture
Tout d’abord, une facture est un document comptable ou plus précisément une pièce justificative qui doit être conservée un certain nombre d’années. Ce document permet de détailler les marchandises vendues ou les services réalisés.
Une facture doit être établie en langue française et en deux exemplaires. La facture d’origine doit être remise au client.
Les mentions obligatoires sur une facture que toute entreprise doit respecter sont diverses et certaines ne sont qu’à appliquer suivant la situation.
Les mentions qui doivent apparaître dans tous les cas sont :
- date à laquelle la facture est émise;
- numéro de la facture par séquence chronologique sans « trou » ;
- date à laquelle la vente ou de la prestation de services a été effectuée;
- identité du vendeur ou du prestataire de service, c’est-à-dire la dénomination sociale, l’adresse du siège social, l’adresse de facturation, le numéro de SIRET ou SIREN, la forme juridique, le capital social, le numéro RCS, ville du greffe d’immatriculation (commerçants), le numéro au répertoire des métiers et le département d’immatriculation ;
- identité du client, soit la dénomination sociale, l’adresse, adresse de facturation et de livraison ;
- numéro d’identification à la TVA du vendeur et du client qui n’est pas obligatoire pour un montant hors taxes inférieur ou égal à 150 euros ;
- taux de TVA légalement applicable en cas de taux de TVA différents. Ils doivent être mentionnés ligne par ligne ;
- numéro de bon de commande;
- nature, marque et référence des produits, matériaux vendus et services;
- dénomination précise, quantité, prix unitaire hors taxes, taux de TVA, remises, rabais des produits;
- prix unitaire (HT) hors TVA pour les commerçants ;
- taux horaire hors TVA pour les prestataires de services ;
- somme totale à payer hors taxes (HT);
- somme totale à payer toutes taxes comprises (TTC);
- adresse de facturation si cette dernière est différente de celle du siège social ;
- date à laquelle le paiement doit être effectué ou délai de paiement;
- conditions d’escompte ;
- taux de pénalité;
- existence et durée de la garantie légale de conformité de deux ans minimum.
- Autres mentions obligatoires sur une facture selon la situation
Il existe d’autres mentions obligatoires sur une facture selon des situations particulières.
Si le vendeur ou le prestataire de services est membre d’une association certifiée, il doit inscrire la mention « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque ou par carte bancaire est accepté ».
Concernant la franchise à la TVA, le vendeur doit mentionner sur la facture « TVA non-applicable, art. 293 B du Code général des impôts ».
La mention de l’assurance souscrite au titre de l’activité est obligatoire pour les auto-entrepreneurs qui exercent une activité artisanale ainsi que pour les artisans.
Si le sous-traitant ne déclare plus la TVA, il faut que l’entreprise le fasse en mentionnant sur la facture « Auto-liquidation » de la TVA, avec le montant HT.
- Mentions facultatives sur une facture
En plus des mentions obligatoires sur une facture, le vendeur ou le prestataire peut faire apparaître des mentions facultatives.
Il est possible d’indiquer le moyen de règlement ainsi que les coordonnées bancaires si l’on souhaite que le paiement soit plus rapide.
Les mentions facultatives d’une facture portent également sur le logo de l’entreprise, sa marque ou son enseigne, mais aussi sur les conditions générales de vente.
- Mentions obligatoires sur une facture électronique
La facture dématérialisée est devenue obligatoire pour les entreprises du marché public depuis janvier 2020. Toutes les autres entreprises auront l’obligation de passer à la dématérialisation des factures entre 2024 et 2026.
Les mentions obligatoires sur une facture électronique sont les mêmes que sur une facture papier.
- Sanctions en cas de non-respect des mentions obligatoires d’une facture
En cas de non-respect des mentions obligatoires sur une facture, l’entreprise risque une amende fiscale de 15 euros par mention manquante ou incorrecte.
Elle peut également se voir octroyer une amende administrative de 75 000 euros (personne physique) et de 375 000 euros (personne morale). Ces sommes peuvent être doublées si l’entreprise émet à nouveau une faute ou une fraude.
- Délai obligatoire de conservation des factures
Les factures papier ou les factures électroniques doivent être conservées pendant 10 ans minimum, dans un lieu sûr et prévu à cet effet. C’est obligatoire et réglementé par la loi.
Les factures électroniques sont à conserver 3 ans sous format papier. Le vendeur ou le prestataire de services peut ainsi conserver ces dernières sur le support de son choix passé ces trois ans jusqu’à la fin du délai obligatoire.
En cas d’absence ou de destruction des factures demandées, l’entreprise peut recourir à une amende de 10 000 euros.
